Contact

Privacyverklaring

Versie 2.1. februari 2026

Inleiding

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens en is opgesteld in overeenstemming met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Gebruiker van deze privacyverklaring, tevens verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG, is ‘Thuis bij Loetje’, gevestigd te Amersfoort, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96217308.

1. Verwerken van persoonsgegevens

Om te voldoen aan de AVG verplichtingen, informeer ik met dit document welke gegevens verwerkt worden en met welke reden.

‘Thuis bij Loetje’ verwerkt uw persoonsgegevens doordat u de website bezoekt, contact opneemt en/of omdat u gegevens aan mij verstrekt voor het aangaan van het ondersteuningstraject.

1.1. Gegevens bij aanmelding

De persoonlijke contactgegevens die ‘Thuis bij Loetje’ bij het eerste contact ontvangt (telefonisch, per e-mail, website of anderszins) worden alleen gebruikt om contact op te nemen en met elkaar in contact te zijn. Dit zijn:

  • Uw naam, e-mailadres en/of telefoonnummer
  • Naam en leeftijd van het kind
  • Informatie over uw kind om te bepalen of het aanbod van ‘Thuis bij Loetje’ eventueel passend zou zijn voor uw kind.

Indien er geen Overeenkomst van Opdracht tot stand komt, worden deze gegevens verwijderd.  Wanneer u besluit uw kind aan te melden worden de gegevens beveiligd en afgeschermd bewaard.

Doel van verwerking bij aanmelding

Deze gegevens worden gebruikt om contact op te nemen wanneer er plaats is bij ‘Thuis bij Loetje’, mocht uit de gedeelde informatie lijken dat het aanbod van ‘Thuis bij Loetje’ passend is voor uw kind. Ook worden de gegevens gebruikt voor het toesturen van de Overeenkomst van Opdracht en de algemene voorwaarden.

1.2. Gegevens bij de start

Wanneer uw kind is aangemeld en kan starten bij ‘Thuis bij Loetje’, zal een Overeenkomst van Opdracht worden toegestuurd. Hiervoor worden uw eerder verkregen contactgegevens gebruikt, aangevuld met uw adresgegevens.

Zodra er de Overeenkomst van Opdracht ondertekend is, zal ‘Thuis bij Loetje’ meer persoonsgegevens nodig hebben naast de contactgegevens. Dit gebeurt in de vorm van een intakeformulier.

Het gaat hierbij om de volgende gegevens:

  • Namen van ouder(s) / verzorger(s).
  • Adresgegevens ouder(s) / verzorger(s) en kind.
  • Telefoonnummer contactperso(o)n(en) (ouder/verzorger).
  • Persoonlijke gegevens van het kind ten behoeve van het ondersteuningstraject, denk hierbij aan huidige ontwikkeling, ondersteuningsvraag, eetgewoonten, zindelijkheid, allergieën.
  • Overige persoonsgegevens die relevant zijn voor het traject die u actief verstrekt tijdens contactmomenten op locatie, via e-mail of telefonisch.

Aanvullend kunnen er na elk bezoek aan ‘Thuis bij Loetje’ aantekeningen gemaakt worden ter voorbereiding van een volgende groepsdag. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor de met u overeengekomen dienstverlening of de eindrapportage. ‘Thuis bij Loetje’ verzamelt alleen gegevens die in dat verband nodig of nuttig zijn. Deze aantekeningen worden op papier gemaakt en in een afgesloten kast bewaard.

Bij het invullen van het intakeformulier mag u als ouder zelf bepalen welke mogelijke relevante informatie u wil delen voor het aangaan van het ondersteuningstraject.

Papieren formulieren, overeenkomsten en aantekeningen worden afgesloten bewaard. Digitale versies worden op een beveiligde harde schijf opgeslagen.

Doel van verwerking bij de start

Naast het gebruik van deze gegevens voor het opstellen van een Overeenkomst van Opdracht, worden de contact gegevens gebruikt om u als ouder/verzorger te kunnen bereiken voor vragen of in geval van ziekte of ongeval met uw kind. De overige informatie geven inzicht in de (huidige) ontwikkeling van uw kind en zijn ter ondersteuning van het vormgeven van een passend klimaat om uw kind te ondersteunen. Gezondheidsgegevens vanuit het intakeformulier en contactmomenten (persoonlijk, app, e-mail) worden allen verwerkt met uitdrukkelijke toestemming van ouders/verzorgers en uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de zorg, ondersteuning en veiligheid van het kind.

1.3. Gegevens voor facturatie

Voor de facturatie dien ik de volgende gegevens te registreren:

  • Naam kind
  • Naam rekeninghouder
  • Adres rekeninghouder
  • Rekeningnummer van rekeninghouder


Doel van verwerking bij facturatie

Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het opstellen en versturen van facturen en het voeren van een correcte boekhouding.

2. Beveiliging van gegevens

Het veilig bewaren van uw gegevens vind ik belangrijk. De maatregelen die hiervoor getroffen zijn:

  1. Digitale gegevens worden opgeslagen in een beveiligde omgeving met wachtwoordbeveiliging (en, indien mogelijk, versleuteling).
  2. Papieren informatie wordt opgeborgen in een afsluitbare kast in een afgesloten ruimte.
  3. Alleen ik, Malou van Schaik, heb toegang tot deze  papieren en digitale gegevens. Informatie wordt alleen met uw instemming met derden gedeeld.

3. Datalekken

Als er onverhoopt een datalek optreedt wordt dit direct vastgelegd in een intern datalekregister. Daarnaast wordt het datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en indien nodig, ook aan u.

belangrijk. De maatregelen die hiervoor getroffen zijn:

  1. Digitale gegevens worden opgeslagen in een beveiligde omgeving met wachtwoordbeveiliging (en, indien mogelijk, versleuteling).
  2. Papieren informatie wordt opgeborgen in een afsluitbare kast in een afgesloten ruimte.
  3. Alleen ik, Malou van Schaik, heb toegang tot deze  papieren en digitale gegevens. Informatie wordt alleen met uw instemming met derden gedeeld.

4. Bewaartermijnen

  • Het gevormde dossier wordt na afronding van de begeleiding en ondersteuning vernietigd, tenzij met ouders/verzorgers (schriftelijk) is overeengekomen dat dit langer bewaard wordt (maximaal een jaar). De Overeenkomst van Opdracht en het eventuele eindverslag zijn hiervan uitgesloten. Deze worden maximaal 5 jaar bewaard voor het bieden van eventuele nazorg.
  • De persoonsgegevens voor facturatie worden 7 jaar bewaard, conform de fiscale bewaarplicht.
  • Contactgegevens worden na afronding van de groepsperiode gedurende een jaar bewaard om tussentijds contact op te nemen indien nodig, dan wel om een update te vragen over de ontwikkeling van uw kind.
  • Foto’s en video’s die met u gedeeld zijn worden veelal direct van het device verwijderd, tenzij anders overeengekomen. De foto’s en video’s die met uw toestemming gedeeld zijn op social media blijven bestaan. Indien u uw toestemming intrekt geldt dit voor toekomstig gebruik, het is niet mogelijk reeds geplaatste posts te verwijderen.

5. Rechten van betrokkenen

Ouders/verzorgers hebben de volgende rechten met betrekking tot de Persoonsgegevens:

  • Recht op inzage
  • Recht op correctie
  • Recht op verwijdering
  • Recht op beperking van verwerking
  • Recht op bezwaar te maken tegen verwerking
  • Recht om eerder verleende toestemming voor gegevensverwerking in te trekken
  • Recht om te vragen om overdracht van uw gegevens aan u of aan een ander
  • Recht om een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen

Heeft u vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens? Neem dan contact op met:

Malou van Schaik
Info@bijloetje.com
06-21461465

Bij onopgeloste klachten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kunt u dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/een-tip-of-klacht-indienen-bij-de-ap

6. Grondslagen voor verwerking

Het verwerken van persoonsgegevens wordt op basis van de volgende grondslagen uit de AVG gedaan:

  • Artikel 6 lid 1 sub b (noodzakelijk voor uitvoering van een overeenkomst): voor begeleiding en facturatie.
  • Artikel 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang): voor het onderhouden van klantcontact, nazorg kunnen bieden en u informeren over relevante ontwikkelingen van uw kind.
  • Artikel 9 lid 2 sub a (toestemming): voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals medische informatie. Verwerking van gezondheidsgegevens vindt uitsluitend plaats ter verbetering van het ondersteuningstraject van uw kind.

Toestemming voor het verwerken van deze gegevens wordt altijd schriftelijk of expliciet gevraagd.

7. Verwerkers en gegevensindeling

‘Thuis bij Loetje’ maakt gebruik van verschillende computerprogramma’s en systemen om haar werkzaamheden goed en veilig uit te voeren. Met alle leveranciers die persoonsgegevens verwerken, zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten conform de AVG.

7.1. Binnen de EU
De meeste gegevens worden verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

7.2. Doorgifte buiten de EU
Sommige leveranciers (zoals Microsoft) kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Daarbij wordt altijd gebruikgemaakt van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses – SCC’s) of andere door de AVG goedgekeurde waarborgen. Hierdoor zijn uw gegevens ook buiten de EER beschermd op een vergelijkbaar niveau als binnen de EU.

7.3 Gebruikte systemen en leveranciers

  • Microsoft Office: voor het ontvangen, verwerken en opstellen van intakeformulieren, toestemmingsformulieren, verslagen en facturen. Overige digitale informatie wordt hierin eveneens verwerkt, zowel de door u aangeleverde informatie als aanvullende verslaglegging vanuit ‘Thuis bij Loetje’.
  • Webmail TransIP: voor het ontvangen en verzenden van e-mail (doorgestuurd vanaf de hostingmail; de mail wordt bij de hosting niet opgeslagen).
  • Knab: voor het verwerken van betalingen.
  • WordPress: voor het beheer van de website.
  • Real Cookie Banner: Om de gebruikte cookies en soortgelijke technologieën (trackingpixels, web beacons, enz.) en de bijbehorende toestemmingen te beheren, gebruik ik de toestemmingstool “Real Cookie Banner”. Details over hoe “Real Cookie Banner” werkt, vindt u op https://devowl.io/rcb/data-processing/”. De rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens in deze context is Art. 6 lid 1 sub c AVG en Art. 6, lid 1f AVG. Ons rechtmatig belang is het beheer van de gebruikte cookies en soortgelijke technologieën en de bijbehorende toestemmingen. Het verstrekken van persoonsgegevens is niet contractueel verplicht en ook niet noodzakelijk voor het sluiten van een contract. Je bent niet verplicht om de persoonsgegevens te verstrekken. Als je de persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen we je toestemmingen niet beheren.
  • Jetpack: Wij maken gebruik van Jetpack om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Met deze statistieken zien wij bijvoorbeeld hoeveel bezoekers onze website heeft en welke pagina’s worden bekeken. Jetpack plaatst cookies en verzamelt geanonimiseerde gegevens, zoals paginaweergaven, apparaattype en globale locatie (bijvoorbeeld land of regio). De statistieken worden geleverd door Automattic. Gegevens worden alleen verwerkt nadat je hiervoor toestemming hebt gegeven via de cookie-instellingen. Je kunt deze toestemming op ieder moment aanpassen of intrekken.

Voor meer informatie over het gebruik van cookies verwijs ik naar mijn cookieverklaring op https://bijloetje.com/index.php/cookieverklaring/

7.4 Delen van persoonsgegevens met derden
In sommige gevallen worden persoonsgegevens gedeeld met derden, zoals softwareleveranciers voor facturatie of dossierbeheer. Dit gebeurt uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en altijd met passende beveiligingsmaatregelen.

8. Verwerkingsregister

Er wordt intern een verwerkingsregister bijgehouden waarin alle verwerkingen van persoonsgegevens worden vastgelegd. Dit is verplicht voor organisaties die structureel bijzondere persoonsgegevens verwerken.

9. Toestemmingsformulier gebruik foto- en filmopnamen

Voor de start ontvangt u een Toestemmingsformulier gebruik foto- en filmopnamen. U kunt daarin aangeven of u wel of geen toestemming verleent voor het gebruik van foto- en filmopnamen ten behoeve van de overdracht en gebruik op social media. U kunt deze toestemming te allen tijde aanpassen of intrekken. Dit is van invloed op toekomstig gebruik, reeds geplaatste posts kunnen niet verwijderd worden.

Cookieconsent met Real Cookie Banner